重要なお客様を見分けやすくするための方法

トラブル案件や、何らかの事情でお断りする場合、電話などで予約を受け付ける際に判断できるようにしておくと、無用なトラブルを防ぐことができます。
また、毎回時間に遅れてくる、もしくはドタキャンが多いなど、予約受付時に把握することで、予防策をとることができます。

見分けるための準備

「お断り」、「遅刻が多い」、「カットにこだわりがあり、過去にその場で何度もお直ししている」、「お迎えが遅く預かり料金を頂く必要がある」など、予約を受ける段階で把握する必要がある/確認する必要がある場合は、顧客情報の「お客様メモ」にその旨を入力してください。

 

見分けやすくするための方法

過去の予約履歴を確認する

ドタキャンが多い飼い主さん、お約束を忘れることが多い飼い主さんには、事前に確認をしておくと当日のキャンセルや、お約束のお忘れを最小限に抑えることができます。

新規予約登録時(新規予約登録方法)にお客様メモの注意事項を確認したり、過去の予約履歴を確認することができます(過去の履歴の確認方法)。
過去の履歴は5回分が1画面に表示されます(「すべての予約履歴を見る」で過去の履歴がすべて表示されます)。
「お客様都合でキャンセル」が多い場合は、予約完了時に予約の色を変更しておくと、一目で事前確認が必要な飼い主さんがわかります。

 

 

予約枠に色をつける

受け付けた予約に対し、任意で色を変えることができます。
お店の中で「重要、要注意予約の色」を決めておけば、予約カレンダー上から、一目で見分けることができます。
また前日に確認の電話をかけた場合、電話完了時に元の色に戻すこともできます。

事前に情報が分かることで事後トラブルを防ぎます

ペットのお迎え時に、約束の時間を過ぎてもなかなか来ない飼い主さんがいるとします。
次回からは遅れた場合、延長で「預かり料金を頂きます」とお迎え時にお伝えしても、時間が経つと飼い主さんは忘れてしまいがちです。
別の機会のお迎え時、同じことが起きた時に「前回お伝えしたので頂きます」といっても、飼い主さんにとっては寝耳に水状態なんてことありますよね。
予約をする時、お預かりする時、お客様メモで都度確認し、そのたびにお伝えすることで、円滑に話を進める事ができます。

 「お客様メモ」や「予約ごとの備考」を最大限に活用してお客様とスムーズなやり取りに役立ててください。
※「お客様メモ」とは別に、「予約ごと」に備考欄があり、お客様の情報などを入力することができます。